Gestionar tu agenda es gestionar tu vida

Mario Alonso Puig

Hace unos meses, me encontré en una fiesta con una persona que me contó algo sorprendente. Hacía un tiempo, poniendo un poco de orden en el trastero de la casa de su madre, encontró un periódico de finales del siglo XIX. Con la lógica curiosidad, se puso a leerlo. Entre las noticias que aquel periódico destacaba, había una cuyo titular era: “Un tranvía atropella y mata a un anciano de cuarenta y tres años”. Mi amigo tiene cuarenta y seis y yo cincuenta y siete. Imagínese nuestro shock.

Nuestra expectativa de vida ha aumentado de una forma increíble y si alguien se cuida un poco y tiene una genética “razonable”, lo normal es que viva bien y muchos años. Resulta por eso llamativo, que todos nos quejemos tanto de la falta de tiempo, cuando en general hemos añadido tantos años a nuestra vida. Creo que más que un problema de tiempo, tenemos una falta de claridad sobre lo que han de ser nuestras verdaderas prioridades. El tiempo lo podemos dividir en cuatro cuadrantes que para muchos de nosotros, son ya bien conocidos. Estos cuadrantes son:

• Lo importante y urgente

• Lo importante y no urgente

• Lo no importante y urgente

• Lo no importante y no urgente

Cuando se han hecho estudios para ver en qué invertimos las personas el tiempo, los resultados han revelado algo llamativo. La mayor parte de nosotros nos pasamos el día “apagando fuegos”. Estamos completamente atrapados en el cuadrante de lo importante y urgente y en el de lo no importante y urgente.

No podemos sustituir algo como estar con tu familia por quedarse en la empresa porque los demás se quedanEl grado de importancia que tiene algo, es de carácter objetivo. Si alguien va a un hospital y  tiene un traumatismo severo, verá como no se le pasa a una sala de espera. El grado de urgencia que algo tiene, no sólo depende de una valoración objetiva, sino también de una percepción subjetiva. Imaginemos cuando en una empresa se le pide a alguien que deje algo importante que está haciendo y que se ponga a hacer otra cosa, dada la “urgencia” del tema. No pocas veces, se comprueba después, que eso “tan urgente”, realmente no era nada importante. Llevemos esto al mundo de los emails y nos daremos si cabe aún más cuenta, de hasta qué punto y con qué frecuencia, lo urgente se abre camino por encima de lo importante.

Todo esto tiene tres consecuencias:

• Como no hay tiempo para todo, si estoy atrapado en lo urgente, no tendré tiempo para dedicarme a reflexionar sobre aquello que es importante, pero que todavía no es urgente. Si quiero trazar el rumbo de mi vida,tendré que hacer un plan estratégico. Los planes estratégicos sí caben en el casillero de lo importante, pero no en el de lo urgente.
• Todo lo que se perciba como urgente, va a generar una gran tensión interior, que si no se sabe gestionar adecuadamente, nos daña tanto mental como físicamente.
• El no prestar atención a lo importante cuando todavía no es urgente, hace que antes o después tengamos que atenderlo, eso sí, cuando ya se ha vuelto urgente. Ello implica que nuestra eficiencia a la hora de tomar decisiones y de actuar, estará muy reducida.

Quien no gestiona su agenda, tampoco gestiona su vida. La propuesta que me gustaría hacer es la de ir poco a poco entrenándonos en saber decir NO a aquellas cosas que no son importantes y que sí son urgentes, para poder decir SÍ a aquellas cosas que son importantes y que todavía no son urgentes.

Soy muy consciente de que decir NO, es difícil y que recibir un NO, incomoda a muchas personas. Mis dos sugerencias en este sentido son:

1ª Cuando piense en que va a decir NO a algo, reflexione unos minutos acerca de aquello a lo que ahora sí va a poder decir SÍ.

2ª Cuando diga NO a alguien, procure proponerle una alternativa. Puede por ejemplo decirle: “Ahora NO me es fácil hacer lo que me pides, pero lo haré mañana cuando haya terminado este tema en el que nos estamos jugando tanto”.

En una ocasión, una directiva me comentó que apenas veía a sus hijos porque llegaba muy tarde a casa. Cuando le pregunté por qué llegaba tan tarde, me respondió que era por su trabajo. Yo insistí para ver a qué hora había realmente terminado de hacer lo que tenía que hacer. Resulta que ella terminaba a las siete de la tarde y sin embargo se iba de la empresa a las diez de la noche. Ante mi nueva pregunta de por qué se quedaba hasta las diez de la noche si había terminado a las siete, ella me dijo que era porque todo el mundo se quedaba. Cualquier empresa que favorezca esto, ha perdido el norte y está enferma. No podemos sustituir algo de la importancia de estar con tu familia por algo tan neurótico como es quedarse en la empresa porque todo el mundo se queda. Si usted se considera un líder, recuerde solo dos cosas. La primera es que los verdaderos líderes generan cambios y la segunda es que los auténticos líderes crean mundos a los que a las personas les hace ilusión pertenecer.